روشهای مدیریتی مناسب

هدف اصلی از پیاده کردن یک سیستم کنترل موثر و کارآمد، تدوین یک روش مدیریت و گردش اطلاعات درون سیستم اجرایی پروژه اعم از مشاوران، پیمانکاران، سازندگان و غیره است بنحوی که اطلاعات به طور هماهنگ، دقیق و به موقع در اختیار کارفرما و دیگر دست اندرکاران پروژه قرار گیرد.

عوامل اصلی در دستیابی به این هدف عبارتند از:

۱- تعریف دقیق پروژه و مشخصات آن و تهیه ساختار شکست پروژه بر اساس ماهیت فنی صنعتی آن محصولPBS))

۲- تهیه ساختار شکست کار (WBS) و تعیین فعالیتهای موردنیاز برای اجرای پروژه بطور کامل و دقیق

۳- تهیه ریز آیتم های کاری) فعالیت های سطح آخر (و برآورد زمان و بودجه موردنیاز فعالیتها

۴- تعریف و تهیه واضح Responsibility matrix در پروژه با استفاده از خروجی های مراحل ۱ و ۶ و تهیه نمودارهای مختلف سازمانی پروژه (OBS) اعم از مدیریتی، فنی، اجرایی.

۵- استفاده از نرم افزارهای شناخته شده، و User Friend برخوردار از انعطاف کافی برای تامین نیازهای پروژه و پاسخگویی سریع به تغییر و پذیرد آن به نحوی که کلیه عناصر موثر در کنترل پروژه از قبیل) پیشرفت کار، هزینه، زمانبندی، منابع، مدیریت اسناد و اطلاعات (به راحتی قابل پیگیری و گزارش گیری باشد.

۶- تهیه و طراحی سایر سیستم های مورد نیاز برای ذخیره و بازیابی اطلاعات مربوط به پروژه و خروجی فعالیتها(مانند پایگاههای داده )

-۷ تعیین پریودهای گزارش دهی و جمع آوری اطلاعات مربوط به پیشرفت کارها با توجه به سیستم اجرایی پروژه

۸- تعیین فرمتهای تهیه و ارائه گزارشات مربوطه

۹-  آنالیز تاخیرات پروژه و شناسایی علل آن و برنامه ریزی جهت جبران تاخیرات

۱۰- PBS و WBS به عنوان محورهای پایه ای سامان دهی و مدیریت پروژه در جهت ایجاد یک سیستم و تشکیلات منظم و مورد توافق در جهت برنامه ریزی، زمان بندی، کنترل هزینه ها و منابع، اندازه گیری پیشرفت کار و گزارش  دهی و در نهایت پیگیری عملیات پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.

رویه های کنترل باید کلیه جنبه های اصلی پروژه، تغییرات مربوط به هزینه، حیطه کار و مشخصات پروژه را در بر گیرند. کنترل پروژه به کمک یک سیستم مدیریت یکپارچه اجرا و اعمال می شود. این سیستم با کمک نرم افزارهای موجود مانند PRIMAVERA تدوین و کنترل می شوند. طرح مدیریتی تدوین شده باید به اندازه کافی اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی و کنترل محدوده های زیر را در بر داشته باشد:

• مدیریت طراحی
• مدیریت اجرایی پیمان
• مدیریت هزینه
• مدیریت زمان
• مدیریت ریسک
• مدیریت هماهنگ و یکپارچه سازی
• مدیریت راه اندازی و تحویل

در هنگام برنامه ریزی، با استفاده از WBS تعریف شده می توان به اهداف زیر دست یافت:

1- دستیابی به مجموعه های کاری با قابلیت بالاتر کنترل فعالیتها و خدمات موردنیاز پروژه

۲- تهیه جداول مقایسه ای پیشرفت هزینه، زمان و منابع (CTR)

۳- تعیین مسئولیت برای مجموعه های کاری تعریف شده

4- گزارش دهی سازمان یافته

5- کنترل یکپارچه و هماهنگ عوامل موثر در پروژه از قبیل زمان، هزینه، منابع و غیره مبانی برنامه زمانبندی پروژه با توجه به این نکته که در هر پروژه ای، پیشرفت کار بر اساس برنامه زمانبندی تدوین شده مورد سنجش قرار می گیرد، تهیه یک برنامه زمانبندی پروژه که بتواند نقاط و مسیرهای بحرانی پروژه را به همراه ارتباط بین فعالیت های مختلف پروژه نشان دهد، اجتنان ناپذیر می باشد. طراحی برنامه زمانبندی برای اجرای این پروژه، با توجه به نوع کار و وسعت آن حداقل در ۴ سطح به شرح زیر انجام خواهد گرفت:

۱-سطح ۱ یا سطح خلاصه خدمات(رویدادهای) همیاری فنی در هر مرحله از فعالیتهای اجرایی پروژه (Milestone Summary Schedule)در این سطح رویدادها (Milestone) و فازهای اصلی پروژه نشان داده خواهد شد.

۲-سطح ۲ یا سطح اصلی فعالیت های پروژه (Project Master Schedule) در این سطح، فعالیت ها، منطق برنامه ریزی، ارتباط و زمانبندی هر رویداد با جزئیات بیشتری ارائه خواهد شد. این سطح، فعالیتهای مختلف مربوط به هر مرحله از شرح خدمات همیاری فنی را با توجه به عملیات متفاوت پروژه از قبیل عملیات طراحی، تدارکات، اجرا، تحویل و دوران بهره برداری آزمایشی را به همراه روابط منطقی حاکم بر هر مرحله نشان می دهد.

۳-سطح ۳ یا جانمایی یکپارچگی پروژه (Integrated Project Schedule) که فعالیت های سطح دوم خدمات همیاری فنی را با جزئیات بیشتری نشان داده و ارتباط بین خدمات همیاری را در مراحل مختلف پروژه نشان خواهد داد. این سطح به منظور پایش روزانه مدیر پروژه و به عنوان مبنایی برای کنترل فعالیت های روزانه پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.

۴- سطح ۴ یا سطح میانی پروژه (Intermediate Work Schedule) که برای هر فعالیت جزئیات لازمه را نشان خواهد داد.

برنامه زمانبندی پروژه بر اساس تعاریف فوق تهیه و در فواصل زمانی متناسب با حجم کار به روز شده و به همراه گزارش  های تحلیلی در ارتباط با پیشرفت کار، تاخیرات و پیش بینی وضعیت و موقعیت هر فعالیت به کارفرما ارائه خواهد شد.

کنترل زمانبندی بر اساس برنامه زمانبندی مبنا و توسط ارزیابی و اندازه گیری پیشرفت مستمر کار در فازهای مختلف پروژه انجام خواهد گرفت. فرآیندهای بحرانی موجود در مسیر بحرانی مورد پایش ویژه قرار گرفته و با توجه به پتانسیل بالای ایجاد تاخیر این فرآیندها، راهکارهای مناسب به منظور کنترل آنها اتخاذ خواهد شد.

گزارشات پیشرفت پروژه

گزارش های پیشرفت پروژه که شایسته است از آن به عنوان گزارش  های مدیریتی پروژه یاد نمود، ابزاری برای نمایش وضعیت پروژه می باشد. این گزارش  ها بسته به اینکه حاوی چه نوع و سطحی از اطلاعات می باشند به انواع مختلف تقسیم بندی می شوند. استاندارد PMBOK ، ۸۲ نوع گزارش مختلف را برای بیان وضعیت پروژه تعریف نموده است، که با توجه به وضعیت پروژه و در مراحل مختلف چرخه عمر پروژه مورد استفاده قرار خواهند گرفت. گزارش های مدیریتی که با توجه به ماهیت این پروژه قابل ارائه است، عمدتاً شامل موارد زیر می باشد:

۱-    گزارش پیشرفت کار ماهیانه؛ که نشان دهنده پیشرفت کل پروژه به همراه پیش بینی وضعیت پروژه می باشد.

۲-  گزارش پیشرفت اجرایی پروژه؛ که بر وضعیت زمانبندی و هزینه پروژه، تغییرات بوجود آمده و اعمال شده در بخش های مختلف پروژه و مشکلات بوجود آمده در فازهای مختلف پروژه دلالت خواهدداشت.

۳-  گزارش زمانبندی؛ پیشرفت واقعی را با برنامه ریزی مقایسه نموده و شاخصی برای آنالیز واریانس رویدادهای تعریف شده پروژه (Milestones) می باشد. در این نوع گزارش، فرآیندها و فعالیت هایی که پتانسیل بحرانی شدن را با توجه به پیشرفت واقعی کار دارند، مورد شناسایی قرار گرفته و راهکارهای مناسب جهت اجتناب از این امر را نشان خواهد داد.

۴-  گزارش بودجه و هزینه پروژه؛ بودجه پیش بینی شده برای اجرای پروژه را با هزینه های واقعی آن تا لحظه تهیه گزارش  مقایسه نموده و نمودار توزیع مجدد بودجه را با توجه به آنالیزهای انجام شده تعریف خواهد نمود.

۵-  گزارش تغییرات پروژه؛ در این نوع گزارش تغییراتی که توسط کارفرما و یا پیمانکار اعمال شده و بر روی هزینه و/یا بودجه پروژه اثر می گذارند، معرفی می گردند.

۶-  گزارش ماهانه هزینه و انجام تعهدات بر مبنای ساختار شکست کار؛ این گزارش، اساس و مبنای مدیریت هزینه پروژه می باشد. در این گزارش هزینه های واقعی و برنامه ریزی شده با بودجه اصل مقایسه شده و امکان پیش بینی نحوه توزیع بودجه و یا در صورت لزوم، پیش بینی تخصیص بودجه اضافی برای اجرای کار، بر اساس تعهدات طرفین قرارداد بر مبنای ساختار شکست کار بوجود می آید.

سیستم تضمین کیفیت

استقرار سیستم تضمین کیفیت، جهت اطمینان از طراحی، ساخت، نصب و راه اندازی مناسب اجزای پروژه بر اساس الزامات کارفرما. در این سیستم، کنترل کیفیت بر مبنای بازرسی، اندازه گیری و آزمایش فرآیندهای مختلف به منظور حصول اطمینان از انطباق با الزامات قراردادی انجام می پذیرد. سیستم کنترل کیفیت در طول مدت چرخه عمر پروژه اعمال می شود.

سیستم تضمین کیفیت با استفاده از اسناد و مدارک زیر بدست خواهد آمد:

• سیاست های کیفیت
• طرح کیفیت
• رویه های و دستورالعملی سیستم کیفیت
• دستورالعمل بازرسی و انجام آزمایشات
• ضوابط زیست محیطی و اطمینان از رعایت آنها موارد اعلام شده در تمامی سطوح طراحی و اجرا و در طول پروژه و در تمامی بخش ها و فازهای پروژه انجام خواهد شد. انطباق این الزامات، بوسیله طرح برنامه های ممیزی سیستماتیک و برنامه ریزی شده و نظارت بر عملکرد بخش های مختلف کار حاصل می شود. سیستم انجام اصلاحات و رفع عدم انطباق در کنار این سیستم و به عنوان جزء مهمی از برنامه تضمین کیفیت، در دستور کار قرار خواهد گرفت.

بدین منظور کنترل مستندات، نقش مهم و اساسی در دسترسی به اهداف فوق الاشاره دارد.

کنترل مستندات

سیستم کنترل مستندات به منظور حصول اطمینان از کفایت مستندات

• سیستم مدیریت الکترونیکی مستندات (EDMS)
• نرم افزارهای اداری و بایگانی - اتوماسیون اداری
• چارت ماتریس سازمانی نشان دهنده مسئولیت هر فرد، دارندگان حق امضا، تائید کنندگان و غیره.
• سیستم توزیع مستندات - فایل الکترونیکی، نسخه های چاپی، پست الکترونیکی، …
• بایگانی و نگهداری نسخه اصل هر سند و معرفی سیستمی برای تائید دریافت مستندات توسط طرفین قرارداد.

با توجه به اهمیت دسته بندی مدارک از دیدگاه مهندسی و ایجاد امکان دسترسی آسان ، تهیه بانک اطلاعاتی مدارک فنی ضروری است. این بانک اطلاعاتی با استفاده از نرم افزار Share Point Portal Server که خود از ابزار نیرومندی به نام SQL Server بعنوان پایگاه نگهداری داده ها استفاده می کند، تهیه خواهد شد که امکان دسته بندی و گزارش گیری به صورت های مختلف را داراست.

در این بانک اطلاعاتی ابتدا مشخصات هر مدرک استخراج و ثبت گردیده و سپس در سه بخش جداگانه به ترتیب، مراحل بررسی آن مدرک، مشخصات تجهیز یا بخشی که در آن مدرک شرح داده شده و بالاخره مشخصات سازنده یا Sub-Contractor مربوطه ثبت می گردد؛ بنابراین امکان تهیه گزارشات مختلف مقدور می باشد.

مسلم است که استفاده از چنین بانک اطلاعاتی نه تنها در زمان طراحی و ساخت کارخانه کمک شایانی به کارفرما و مشاور خواهد کرد بلکه مهمترین کاربرد آن در زمان بهره برداری کارخانه و در آخرین مرحله از مراحل نشان داده شده در شکل (۲) خواهد بود.  بدین ترتیب از این بانک اطلاعاتی بمنظور کمک به بهره برداری و سیستمهای مدیریتی MES-ERP ، تعمیرات و نگهداری و افزایش کمیت و کیفیت محصول، با هدف دستیابی به تولید پویا استفاده خواهد شد.

مدیریت ریسک

استقرار سیستم مدیریت ریسک، از طریق شناسایی و توزیع یکپارچه ریسک و مدیریت آن برای حصول به اهداف از پیش تعیین شده پروژه انجام میشود. این اهداف، همانطوریکه قبلاً نیز به آن اشاره گردید، شامل اجرای موضوع قرارداد با بودجه تخصیص داده شده، در زمان مناسب، با کیفیت الزام شده در محدوده پروژه و در محیطی امن می باشد و بدنبال مدیریت کاهش هزینه در قبال از دست دادن کنترل هر فعالیت می باشد.......